Dématérialisation des échanges au service des territoires de soin

Bien informer le patient est une préoccupation au cœur de certains hôpitaux.

 

La situation de départ à l’hôpital de Villefranche sur Saône

 

Hôpital de Villefranche sur Saône se considère comme un producteur de flux. C’est pour cela que la direction des systèmes d’information de l’hôpital a décidé de mener une réflexion sur les EAI  (Enterprise application integration). Un des premiers constats est de noter qu’il n’y a pas d’intérêt de raisonner sur flux internet, flux externe. L’hôpital a fait l’acquisition  du logiciel Antares v1. En 2010,  l’hôpital a investi dans Antares v2 avec une double logique EAI et EDI (Échange de données informatisées). Le projet s’est résumé à une reprise des flux de la plateforme, un transfert de compétences et d’assistance.

 

24 flux EDI

42 flux EAI

100 000 messages jours

9 gros partenaires externes connectés (CPAM, Trésorerie générale, Mutuelles, Établissement Français du sang, Hospitalis, Thériaque

25 applications connectées

 

 

Encadré 3 : Dimensionnement du projet

Le constat de départ est le suivant : 60 millions de personnes possèdent au moins un portable et 180 milliards de SMS sont envoyés par an. Cette solution de communication est donc populaire.

 

Le projet a été le moment de mettre en œuvre une extension des partenaires et des applications. Le projet phare consiste à établir des communications avec le patient par SMS. Il a commencé par une observation des systèmes d’information existants. La première tâche a été de se poser la question : comment récupérer les numéros de téléphone portable. La recherche des solutions techniques s’est résumée à la tâche suivante : une contrainte s’imposait car le projet devait avoir un faible impact sur les secrétaires médicales. D’où l’idée de faire des expérimentations avant de se lancer. Celles-ci ont montré la possibilité de la faisabilité technique. Grâce aux solutions techniques, la possibilité d’extraire des flux d’information a été validée ainsi que le choix d’un fournisseur d’accès aux push SMS. Une extraction basique autour du dossier patient a été rendue possible par les logiciels.

 

Comment récupérer le numéro de portable ?

Quelle solution logicielle pour envoyer des SMS ?

Comment éviter une charge de travail supplémentaire pour les secrétariats médicaux ?

 

Encadré 4: Les points clés technologiques

 

Les grandes étapes du projet et ses conséquences

 

Le projet a commencé en 2011 par une expérimentation, le rappel de l’hospitalisation du patient avec un rappel en fin des soins. En mars 2012 : deux agendas pneumologie et  cardiologie ont basculé dans le système. En septembre 2012 : le service polysomnographie du sommeil demande à rentrer dans le système. Cette demande a été un signe du succès. L’envoi du code d’accès au parking par SMS pour l’ambulatoire a été ajouté. En novembre 2012, la consultation de pédiatrie a voulu rentrer dans l’offre. En 2013, une généralisation sur l’ensemble des agendas a marqué l’extension à tout l’hôpital.

 

Le principal bénéfice est en termes d’image que le public a de l’hôpital qui devient plus positive. Ce projet a eu une influence directe sur le patient. Cela s’est traduit principalement par une optimisation des rendez-vous, et surtout une baisse sensible des annulations, ce qui représente un bénéfice organisationnel, avec une optimisation des plannings et des flux de patient.

 

Les annulations des rendez-vous sont passées de 6-7 % à 3 %

Pour l’anesthésie, elles sont passées de 25 % à 3 %

Maintenant, elles représentent entre 4 à 5 %  pour ce qui est du secteur ambulatoire.

La perte due aux rendez-vous manqués pour un hôpital qui fait 8 700 opérations ambulatoires a été évaluée à la hauteur de 467 000 euros.

 

 

Encadré 5: Quelques chiffres sur l’impact de la solution

L’optimisation des ressources internes  a été un des points essentiels. Mais le SMS rassure le patient et il a permis d’humaniser la relation patient-hôpital.

 

La société Enovacom

 

Le credo de la société est le suivant : la dématérialisation doit être au service des usages. Enovacom crée une solution HL7 SIU, téléphone et CSV (format de carnet d’adresse) qui fonctionne dans le cadre du logiciel Antares V2. Ces demandes d’envoi SMS sont transmises à un service de routage qui fait la gestion des envois réalisés par la société. Cette plateforme assure les statistiques qui permettent par la suite une facturation à l’usage.  En ce qui concerne le coût : on règle un coût de prestation d’installation, puis la consommation. Le coût des  SMS est en fonction de leur consommation et du nombre de SMS envoyés par an. Cela représente 0,23 à 0,15 du SMS selon la volumétrie.

 

Le problème de confidentialité est un problème plus vaste. Tous les SMS sont visés par les services de la communication. Il y a moins d’informations sur le service que ce qui pourrait être donné, et ce pour des raisons de confidentialité. Pour l’usage que l’on en fait, c’est déjà un plus !

 

Source : 22èmes Journées nationales Athos de Grenoble, 17et 18 octobre 2013, Secrétariat ATHOS, Tél : 05.62.99.56.98 ou 05.62.99.52.60, Fax. 05.62.99.56.39, e-mail : athos@athos.asso.fr, Adresse : ATHOS Hôpitaux de LANNEMEZAN, 644 Route de Toulouse, BP 167, 65308 LANNEMEZAN, site web :  http://www.athos.asso.fr/

 

Enovacom : 521 Avenue du Prado, BP 80 186 , 13268   Marseille Cedex 8, standard : + 33 (0) 4 86 670 000, fax : + 33 (0) 4 86 670 001, site web : http://www.enovacom.fr

 

 

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